Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 15 oktober 2026

Als je ons een bericht stuurt, reserveert, solliciteert, een zaal huurt of iets bij ons laat liggen, krijgen we gegevens van je. Hier lees je welke gegevens dat zijn, wat we ermee doen, hoe lang we ze bewaren en wat je kunt doen als je wilt weten wat we van je hebben.

Wie we zijn

Café XO, Grote Markt 8, 2011 RD Haarlem. Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt. Vragen over privacy stel je via info@xo-haarlem.nl of 023 5511 350.

Welke gegevens en waarvoor

Een bericht via de website

Via het formulier op Contact stuur je ons je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je bericht. Dat komt als e-mail bij ons team binnen, zodat we je kunnen antwoorden. Op de website zelf wordt het niet bewaard. We gebruiken het alleen om je vraag af te handelen en verwijderen het uiterlijk een jaar nadat dat is gebeurd.

Een tafel reserveren

Reserveren gaat via de reserveringsmodule van GuestPlan. Daarin vul je je naam, contactgegevens, de datum, het aantal personen en eventuele opmerkingen in. We gebruiken die gegevens om je reservering vast te leggen en je te kunnen bereiken als er iets verandert. Ze staan in het systeem van GuestPlan, dat dit voor ons verwerkt, en we bewaren ze tot uiterlijk twee jaar na je laatste reservering.

Solliciteren

Als je solliciteert, sturen we je vacature, naam, leeftijd, telefoonnummer, e-mailadres en motivatie per e-mail door naar wie de sollicitaties behandelt. We gebruiken ze alleen om je sollicitatie te beoordelen en contact met je op te nemen. Word je niet aangenomen, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft om ze een jaar te bewaren voor een volgende vacature. Kom je bij ons werken, dan gaan ze mee naar je personeelsdossier.

Vink je aan dat je nieuws en updates wilt ontvangen, dan gebruiken we je e-mailadres daarvoor tot je je afmeldt. Afmelden kan altijd met een mailtje.

Een zaal huren

Voor een feest of borrel maken we een offerte met de gegevens van de contactpersoon, de gelegenheid, de datum, het aantal gasten en de afspraken die we maken. Het personeel dat die dag werkt kan de offerte inzien, zodat alles klopt. Je kunt de offerte in de zaak digitaal ondertekenen. Een offerte wordt twee jaar na de datum van het feest automatisch verwijderd. Facturen bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt.

Iets laten liggen

Ben je iets kwijt, zoals een jas, dan noteren we je naam, je telefoonnummer en een omschrijving, soms met een foto van het voorwerp, zodat we je kunnen bellen als het terecht is. Dertig dagen nadat het is opgehaald of de zaak is afgesloten, halen we je naam, je nummer en de foto weg.

Wat we vastleggen als je de website bezoekt

• Hosting. De website draait bij Cloudflare. Om de site veilig en bereikbaar te houden, ziet Cloudflare technische gegevens zoals je IP-adres en je browser.
• Google Tag Manager. Via Cloudflare wordt Google Tag Manager geladen. Daar staan op dit moment geen meet- of advertentietags in en Google plaatst geen cookies. Wel maakt je browser verbinding met Google en bewaart hij een technische waarde (_gcl_ls) in de lokale opslag. Gaan we ooit wel meten of adverteren, dan passen we deze verklaring aan en vragen we vooraf je toestemming waar dat nodig is.
• Ingesloten onderdelen. De reserveringsmodule komt van GuestPlan, de foto's onderaan de pagina komen van Instagram (Meta) en de kaart op de contactpagina van Google Maps. Je browser haalt die rechtstreeks bij die partijen op, waardoor zij je IP-adres zien.
• Lokale opslag. Klik je een aankondiging weg, dan onthoudt je browser dat (xo-actie-dismissed), zodat je hem niet steeds opnieuw ziet. We plaatsen zelf geen tracking-cookies.

Op welke grond

We verwerken je gegevens omdat het nodig is voor een afspraak met jou (een reservering, een zaalhuur of een sollicitatie), omdat we je vraag willen beantwoorden of je spullen willen teruggeven (ons gerechtvaardigd belang), omdat de wet het vraagt (facturen), of omdat je er toestemming voor geeft (nieuws en updates, of een sollicitatie langer bewaren). Toestemming kun je altijd weer intrekken.

Wie je gegevens nog meer ziet

We verkopen je gegevens nooit. Wel werken we met een paar diensten die gegevens voor ons verwerken:

• Cloudflare, voor de website en de opslag van onze werkplek-app;
• Resend, dat de berichten uit de formulieren als e-mail bij ons bezorgt;
• GuestPlan, voor de reserveringen;
• onze e-mailprovider, waar de e-mails binnenkomen;
• Anthropic, alleen als we een papieren offerte automatisch laten uitlezen in plaats van hem over te typen.

Sommige van deze diensten zitten (ook) buiten de Europese Unie, vooral in de Verenigde Staten. Dan gelden de afspraken die de AVG daarvoor eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe we je gegevens beschermen

De website en de formulieren werken alleen via een beveiligde verbinding (https). In onze werkplek-app kan alleen ingelogd personeel bij gegevens van gasten, en gegevens die we niet meer nodig hebben verdwijnen automatisch na de termijnen hierboven. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Je rechten

Je mag vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen. Mail daarvoor naar info@xo-haarlem.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, maar we horen het liever eerst van jou.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.